Dokumenty księgowe – jak długo je przechowywać? Jak je prawidłowo niszczyć?

Dokumenty księgowe posiada i przechowuje każda firma, niezależnie od specyfiki działalności, jaką prowadzi. O tym, jak należy to robić, mówi ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje na ten temat, a także poruszamy temat niszczenia omawianej dokumentacji.

Gdzie trzeba przechowywać dokumenty księgowe?

 Zanim przejdziemy do wskazywania konkretnych terminów, dobrze będzie zająć się jeszcze miejscem, w którym powinny być magazynowane firmowe dokumenty księgowe. Nie wystarczy bowiem umieścić ich w segregatorach i w szafkach biurowych. Niezbędne okaże się odpowiednie archiwum, w którym dokumentacja księgowa musi zostać prawidłowo skatalogowana.

Co to oznacza? Że firma ma obowiązek tworzyć ich opisy, w których znajdą się chociażby informacje, czego dotyczą poszczególne dokumenty. Mogą być to na przykład:

• faktury,

• sprawozdania finansowe,

• rachunki przepływów pieniężnych,

• odpisy na środki trwałe.

Warto o tym pamiętać, ponieważ w przypadku niedopełnienia obowiązku prawidłowej archiwizacji, firmie grozą karty finansowe. Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zabezpieczyć wspomniane pisma, zwróć uwagę na specjalne szafki na dokumenty. Nie tylko pozwalają spełnić wszelkie wymogi, ale też gwarantują właściwą ochronę przed wpływem czynników zewnętrznych.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

 Skoro wiesz już, gdzie i jak trzeba magazynować dokumenty księgowe, możemy przejść do terminów archiwizacji. Te z kolei różnią się w zależności od tego, jakich dokładnie pism dotyczą. Jeśli bowiem mowa jest o dowodach dotyczących reklamacji i rękojmi, ustawa wskazuje, że należy je przechowywać minimum przez rok.

Nieco inaczej wygląda sprawa z rozmaitymi dowodami księgowymi, związanymi chociażby z umowami handlowymi, czy kredytami. W tym przypadku okres ten wydłuża się aż do 5 lat. To samo tyczy się pozostałych dokumentów dla urzędu skarbowego, a więc deklaracji podatkowych oraz ewidencji, a także dokumentacji dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Do tego dochodzi jeszcze dokumentacja pracownicza, która jest chroniona najdłużej. Musi być ona bowiem przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym to ustał stosunek pracy.

Biorąc pod uwagę podział poszczególnych dokumentów księgowych, jak również znaczące różnice w okresie trwania statusu ochronnego, z pewnością warto skorzystać z fachowej wiedzy specjalistów (na przykład biur księgowych), którzy wyjaśnią ewentualne wątpliwości i wskażą przepisy dotyczące Twojej firmy.

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty księgowe?

 Gdy w końcu minie okres, w trakcie którego dokumentacja księgowa musi być przechowywana w archiwum, możesz ją zniszczyć. Pozostaje tylko kwestia, jak to zrobić? Ponownie, nie wszystko zależy od Ciebie. Pod uwagę musisz wziąć obowiązujące normy prawne.

Te z kolei wskazują, że co prawda istnieje możliwość samodzielnego niszczenia dokumentów księgowych, jednak musi odbywać się to przy pomocy odpowiedniej niszczarki. Kluczowym parametrem w przypadku tego typu urządzeń jest tak zwana klasa tajności, ustalana zgodnie z normą DIN 66399. Jeśli chodzi o omawiane pisma, potrzebna jest niszczarka o klasie minimum P-3. Daje ona gwarancję, że zniszczone dokumenty nie będą mogły zostać ponownie odczytane.

Profesjonalne niszczenie dokumentów księgowych

 Choć niszczarki dla firm są powszechnie dostępne na rynku, z pewnością warto rozważyć również współpracę z profesjonalistami, a więc firmą, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów, także tych księgowych.

Dlaczego? Ponieważ dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystko zostanie przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pozbywasz się kłopotu, ponieważ odpowiedzialność za cały proces przejmuje zewnętrzny podmiot. Tobie pozostaje jedynie umówić termin i udostępnić pisma przeznaczone do zniszczenia. Co więcej, firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów realizują także usługi ich utylizacji. Warto o tym pamiętać.

źródło: ESSI niszczenie dokumentów